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南昌会务公司会议场地布置注重细节

南昌会务公司-江西正九策划传媒有限公司在召开会议之前,会议现场布置式作一定要注重细节:

(1)会标制作。

通常在会议的现场,会有一个会标放置在主席台的上方,一般是组织自身的标志,也有大型的会议专门为活动设置一个专门的标志。会标的设置一般有三个方式:第一是用横幅式会标,横幅式会标一般采用红底黄字或者红底白字;第二种是用彩色喷涂技术,在一块巨幅背景板上设计会标;第三种是直接用屏幕投影的方式进行会标的展示,一般而言,第二种和第三种方式相对于横幅式会标会有更加强烈的效果。

(2)确定主席台上宾主人数。

根据参会的来宾设置主席台的就坐人员,根据人数安排座椅的数量和位置。会议上的茶水饮料最好准备矿泉水,因为每个人的口味不一样,有的人喜欢喝茶,有的人喜欢喝饮料,还有的人喜欢喝咖啡,所以如果没有特别的要求,矿泉水是最能让每个人都接受的选择。

(3)桌椅、名牌(现代高档会议室用桌面智能终端取代传统名牌)、排定座次。

根据到场的人员进行级别划分,并按照级别划分位次。级别高的往前和中间排,按照顺序安排好座位之后,还需要在每个座位背后贴上入座人员的名单,方便参会者入场的时候可以对号入座。

(4)签到簿、名册、会议议程
签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少,分别是谁,一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席,另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料,加深了解,彼此熟悉。


(5)各种视听器材
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备,给人们提供了极大的方便。在召开会议前,必须先检查各种设备是否能正常使用,如果要用幻灯机,则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来,有时需要立即把会议的结论或建议打印出来,这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。摄像位子设置。如果会议现场需要摄像的话,会场还需要专门安排一个可以给摄影师放置摄影器材的地方,至于具体的位置可以跟摄像师沟通,确保好的摄像效果。

(6)资料、样品
如果会议属于业务汇报或者产品介绍,那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时,单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的,如果给大家展示一个具体的样品,结合样品一一介绍它的特点和优点,那么给大家留下的印象就会深刻得多。

(7)会场分工安排,明确责任到人

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